Uno dei più grandi nemici del successo è la procrastinazione, perché gli obiettivi non si raggiungono da soli: bisogna completare una serie di passi per raggiungere qualsiasi obiettivo. Ecco perché dovresti sapere come evitare la procrastinazione nel tuo business.
In questo articolo ti mostreremo esattamente cos’è la procrastinazione (lo sappiamo, non suona molto bene… e non è una buona cosa), quali svantaggi ha per il tuo business e cosa si ottiene da questo atteggiamento improduttivo.
Ma questa non è la parte migliore: ti forniamo anche 5 passi molto efficaci che ti aiuteranno a liberartene senza troppe difficoltà e, se non bastasse, scoprirai uno strumento del CRM di TIMP con il quale potrai dire addio alla procrastinazione per sempre.
Non suona male, vero? Non rimandiamo oltre e andiamo a farlo.
Cos’è la procrastinazione?
Sì, è una parola piuttosto difficile da leggere, tanto poco attraente quanto le conseguenze della sua messa in pratica. Perché procrastinare non è altro che rimandare continuamente un obbligo o un compito. Questo atto è anche conosciuto come procrastinazione.
Come conseguenza della procrastinazione, questi obblighi vengono spinti sempre più in un angolo, fino a quando rimangono definitivamente incompiuti, ostacolando processi che sono spesso essenziali per il buon funzionamento di un business, e a volte impedendo direttamente ai progetti di andare avanti.
E la cosa peggiore è che la maggior parte delle volte gli obblighi non vengono rimandati per mancanza di tempo, ma perché non sappiamo come gestire le emozioni negative che un certo compito risveglia in noi: possiamo trovare faticoso svolgerlo, o possiamo non capire bene l’obiettivo di svolgere una certa attività.
Così, troviamo che a volte è la pigrizia suscitata da una certa azione che porta qualcuno a rimandare di farla. Altre volte è l’insicurezza o la paura di non essere all’altezza del compito che fa sì che una persona non si metta mai al lavoro.
Come evitare la procrastinazione nel tuo business in 5 passi
Ecco 5 semplici passi per sbarazzarsi della procrastinazione nel tuo business:
1. Affrontare prima la cosa più difficile
È come mangiare: in un piatto, cosa lasci per ultimo, quello che ti piace meno o quello che ti piace di più? Se sei una di quelle persone che finiscono sempre il piatto, probabilmente inizi a mangiare quello che non ti piace e finisci con quello che ti piace di più. In questo modo ti assicuri di finire tutto.
Sul lavoro, la cosa più efficace da fare è sbarazzarsi delle cose più difficili e poi passare alle cose che sono un gioco da ragazzi. Fate così: siate coraggiosi e pazienti e affrontate quei compiti che non vi sentite di fare per primi. Una volta che li hai tolti di mezzo, vedrai che il resto è un gioco da ragazzi, che fortuna!
2. Fissatevi delle scadenze
Tu e la tua squadra dovreste fissare delle scadenze per i compiti, specialmente quelli più difficili o noiosi. Questo introdurrà una componente di priorità che vi motiverà a rispettare questi obblighi.
3. Dividere e conquistare
Se un compito ti resiste perché è difficile o richiede tempo, la soluzione può essere quella di suddividerlo in mini-compiti che sono più facili da intraprendere. Come si dice: dopo 1, c’è 2. A poco a poco completerai ogni passo fino a quando l’attività sarà completata senza troppe difficoltà.
4. Non distrarsi
Nel mondo di oggi, anche nelle aziende, le distrazioni vengono spesso da quegli strumenti che ci facilitano la vita: cellulari, tablet, Internet… Non lasciate che tutto questo vi distragga dai vostri obiettivi, e guarderete lo schermo del vostro smartphone quando avrete fatto tutto il resto.
5. Una ricompensa per ogni risultato
Se dopo aver portato a termine un compito che non avete voglia di fare, vi date una ricompensa o premiate la vostra squadra per averlo fatto, sentirete che lo sforzo sarà valso la pena. La cosa più importante è che stabilirete un’abitudine che migliorerà la vostra produttività.
Queste ricompense possono essere qualcosa di semplice ma gratificante come una pausa per dare un’occhiata al tuo telefono o un pranzo speciale dove puoi scambiarti qualche risata e goderti un buon spuntino.
Alla TIMP sappiamo quanto sia importante completare qualsiasi compito – grande o piccolo – e farlo in tempo. Ecco perché il nostro CRM integrato include una sezione chiamata «Compiti» in cui è possibile definire le azioni da svolgere, impostare le scadenze per ciascuna di esse e assegnarle ai membri dello staff di vostra scelta.
Oh, e puoi impostare dei promemoria in modo che nessuno si dimentichi di adempiere ai propri obblighi. Non è fantastico?
Un po’ più in basso spiegheremo come funziona la sezione Compiti del CRM TIMP.
Svantaggi della procrastinazione
Ora sai come sbarazzarti della procrastinazione, ma… pensi ancora che procrastinare sia qualcosa che non ha troppa importanza? Ripensaci. Ecco alcune ragioni per cui procrastinare è una pessima idea:
Il lavoro si accumula
Lo svantaggio più evidente del procrastinare negli affari è che il lavoro si accumula lentamente ma costantemente. Alla fine, l’accumulo di obblighi è tale che soddisfarli tutti finisce per essere un vero rompicapo.
Scadenze mancanti
Completare compiti importanti entro le scadenze stabilite è fondamentale per il buon funzionamento di un business. Quindi, quando si procrastina, queste scadenze non vengono rispettate ed è allora che cominciano ad apparire i problemi.
Il tuo business finirà per sembrare scadente
Se i compiti assegnati al team non vengono eseguiti, gli obiettivi dell’azienda non vengono raggiunti, ed è solo una questione di tempo prima che questo problema finisca per saltare dalla sfera interna dell’azienda a quella dei clienti e dei fornitori.
Se vuoi che il tuo business appaia serio e degno di fiducia, devi evitare a tutti i costi la procrastinazione.
Tu e la tua squadra vi sentite male
Ha senso. Sapete che questi compiti devono essere fatti, ma siccome non siete sicuri di come affrontarli o siete troppo pigri per farli, vengono sempre lasciati in sospeso. E questo è un martellamento costante nella tua mente che alla fine prende il suo pedaggio e ti fa sentire male. Inoltre, quando si cominciano a sentire gli effetti del procrastinare, il senso di colpa peggiora.
Vantaggi di non procrastinare
Rispettare i vostri obblighi ha dei vantaggi molto interessanti per voi e per il vostro staff:
Voi e i vostri professionisti vi sentite meglio
Lo stesso che abbiamo appena visto, ma nella direzione opposta. Non sentirai più quella vocina fastidiosa che ti ricorda che quel compito noioso ma importante è stato lasciato in sospeso. Addio al rimorso!
Il lavoro non si accumula e tutto scorre meglio
Quando il lavoro viene rimandato, si verifica un effetto valanga che rende i compiti incompiuti sempre più complicati, e sorgono ulteriori problemi che rendono tutto più complicato. D’altra parte, se eviti la procrastinazione, il tuo flusso di lavoro funziona come un orologio, sempre in orario.
Raggiungi i tuoi obiettivi di business
Come conseguenza di quanto sopra, gli obiettivi che ti sei prefissato vengono raggiunti (almeno quelli che dipendono interamente dal tuo lavoro e sforzo quotidiano), e il tuo business cresce come previsto.
Il clima di lavoro e la soddisfazione sul lavoro migliorano
Poiché ogni membro dell’azienda compie i suoi doveri, il lavoro di tutti viene svolto, il che porta a una maggiore soddisfazione sul lavoro e a un umore più positivo tra tutta la squadra.
TIMP mette fine alla procrastinazione: gestione dei compiti con il nostro CRM
Ve ne abbiamo già parlato: TIMP include un CRM completo con il quale potrai gestire la tua base di clienti, realizzare un follow-up commerciale completo di ognuno e offrire loro un servizio personalizzato al 100%, anticipando le loro esigenze. E tra tutti i suoi strumenti ci sono i Compiti, la cosa migliore che ci sia per mettere fine alla procrastinazione.
Compiti è una sezione che ti permette di creare un compito nel pannello di controllo e assegnarlo a qualsiasi membro del tuo staff. Per farlo, basta compilare una serie di dati come il titolo del compito e i dettagli del compito (una breve descrizione con i passi da eseguire e il suo scopo).
Poi devi solo assegnarlo a chi vuoi e impostare una data di scadenza. Infine, create un promemoria in modo che il programma notifichi automaticamente i professionisti assegnati quando la data di scadenza è vicina.
E questo è tutto. Con questa semplice procedura, che vi prenderà solo mezzo minuto per ogni compito, nessuno di loro sarà lasciato in sospeso. Ricordatevi di ricompensare di tanto in tanto la vostra squadra per i suoi successi e il resto sarà fatto.
Nel seguente articolo hai tutte le informazioni per iniziare a usare Compiti di TIMP. Fateci sapere i vostri dubbi via chat e vi aiuteremo ad utilizzare questa funzionalità.
Con il nostro CRM, la procrastinazione nel tuo business è storia!
